Burgervisitatie
Vistatie is een veelgebruikt instrument in onderwijs,
volkshuisvesting en andere semi-publieke instellingen. Bij de visitatie
besluit de organisatie wel zelf tot het proces, maar geeft zij daarna
de regie meer uit handen. Een groep betrokken burgers beoordeelt de
gemeente op een aantal
aspecten als leiderschap, organisatorisch vermogen, effecten en
samenwerking met belanghebbenden.
In Leeuwarden heeft de gemeenteraad zich laten visiteren door een groep betrokken burgers. De commissie moest een oordeel geven over de wijze van debatteren, de wijze van presenteren, de aantrekkelijkheid van de vergadering, de leesbaarheid van de voorstellen en aanbevelingen doen ter verbetering.
In Oude IJsselstreek vroeg het gemeentebestuur (gemeenteraad en college) een groep burgers om het organisatieveranderingsproces dat de gemeente had ingezet te visiteren. Ging het in Leeuwarden om een betrokken afspiegeling, in Oude IJsselstreek ging het om echte collegiale visitatie: de leden waren onafhankelijk, maarwel kundig om kritisch te kunnen oordelen over organisatieverandering.
Hier de pagina die specifiek over de visitatie in Oude IJsselstreek gaat
Hoe gaat het in zijn werk?
Een vaste werkwijze bij visitatie is dat
-
een onafhankelijke commissie wordt samengesteld,
-
de commissie vraagt diverse beleids- en verantwoordingstukken en
bestudeert deze om te komen tot een eerste beeld. -
Vervolgens maakt de commissie een lijst van de partners (binnen en buiten de organisatie) waar zij mee wil spreken. De gesprekken vinden in vertrouwelijke sfeer plaats. De commissie kan ook besluiten tot bezoeken van vergaderingen en lokaties
-
Op basis van de beleids- en verantwoordingsstukken en de reflectie daarop door gesprekspartners en commissieleden komt de commissie tot een rapportage.
-
Deze wordt besproken met het bestuur en management. Het bestuur krijgt de ruimte om feitelijke onjuistheden te corrigeren en om een reactie op de conclusies van de commissie te leveren die gevoegd wordt bij het rapport.
-
In elk geval zal de visitatiecommissie moeten aangeven wat goed gaat en wat beter kan. Alleen aandacht voor wat niet goed gaat is onvoldoende.
Voordelen: blik van de buitenstaander
De basisgedachte achter visitatie is, dat tekortkomingen in de kwaliteit zelden te wijten zijn aan onkunde, ondeskundigheid of desinteresse van medewerkers. Zij hangen eerder samen met de organisatie. Immers, het proces levert die kwaliteit waarvoor het ontworpen is. Juist mensen die betrokken zijn, maar niet deel uitmaken van de organisatie kunnen een verfrissende blik hebben.
Visitatie kan altijd verfrissend werken op organisaties, vaak is het een vast onderdeel van het kwaliteitsbeleid. In geval van een gemeente is er al vaste controle door de gemeenteraad. Die bestaat uit vertegenwoordigers van de bevolking, maar is vooral kaderstellend. Bovendien is de gemeenteraad door diverse besluiten verbonden geraakt aan de manier waarop gewerkt wordt.
Alleen als het college van B&W het ook wil
Visitatie is niet geschikt: als het college van B&W (dan wel de gemeenteraad) geen behoefte heeft aan pottenkijkers, als er pas een reorganisatie is geweest of als er net een gemeentelijke herindeling is geweest. Het gaat wel om terreinen die niet nieuw zijn, maar waar al wat aan is gedaan. De visitatiecommissie kijkt immers niet wat er aan een probleem moet gebeuren, maar of/waar de organisatie er succes mee heeft behaald en waar niet. Vandaar dat het heel divers is.
Interview met voorzitter burgervisitatiecommissie Johan Dalstra
Het boven getoonde YouTube filmpje is een interview met Johan Dalstra. Hij was voorzitter van de burgervisitatiecommissie Leeuwarden. Deze visiteerde de gemeenteraad van Leeuwarden op de aantrekkelijkheid en begrijpelijkheid van de politieke praktijk. Werkt YouTube niet? of wilt u het filmpje ofline tonen?
Download het interview (wmv 62 MB!!)
Rapportage met waarom en hoe van burgervisitatie
Voor de gemeente Oude IJsselstreek en de VNG / inactiemetburgers is een document opgesteld over de burgervisitatie. Daarin staat beschreven waarom een burgervisitatie nuttig en nodig is en op welke wijze een gemeente dan wel een college van B&W zich kan laten visiteren.
Hoe kan de gemeente zich laten visiteren?.
